Dataskyddsförordningen (GDPR, The General Data Protection Regulation)

Behandling av personuppgifter
Denna dag, 2018-05-28, har följande policy upprättats för Ekens Djurklinik AB.

Syfte
Vi värnar om din integritet. Du ska kunna känna dig trygg när du anförtror oss dina personuppgifter. Vi har därför upprättat den här policyn. Den utgår från gällande dataskyddslagstiftning och förtydligar hur vi jobbar för att ta tillvara dina rättigheter och din integritet.

Syftet med den här policyn är att du ska få veta:

• hur vi behandlar dina personuppgifter
• vad vi använder dem till
• vilka som får ta del av dem och under vilka förutsättningar
• hur du kan ta tillvara dina rättigheter.

Bakgrund
Vi behandlar dina personuppgifter främst för att fullfölja våra förpliktelser mot dig. Vår utgångspunkt är att inte behandla fler personuppgifter än vad som behövs för ändamålet och vi strävar alltid efter att använda de minst integritetskänsliga uppgifterna.

Vi behöver också dina personuppgifter för att ge dig bra service exempelvis vad gäller tjänsteutövning, uppföljning och information. Vi kan också behöva dina personuppgifter för att uppfylla lagar och regelverk.

Riktlinjer
Vilka personuppgifter behandlar vi?
Vi behandlar endast personuppgifter i de fall de behövs för att fullgöra förpliktelser enligt avtal och lag. Vid bokning av veterinärvårdstjänster hos oss samlas dina personuppgifter in via kontaktformulär på vår hemsida, via telefon eller på klinik. Du ger då automatiskt ditt samtycke till hantering av dina personuppgifter. Personuppgifterna sparas i Ekens Djurkliniks journalsystem i enlighet med Journalföringslagen.

Vi behandlar även dina personuppgifter när du kontaktar oss angående anställning, praktik o. dyl.

Här följer exempel på personuppgifterna vi behandlar:

Namn & adress:            

• att upprätta journal
• förfrågan eller remiss annan vårdinstans
• försäkringsbolag/myndighet
• laboratorier
• apotek

Telefonnummer:

• att upprätta journal
• att nå dig inför besök och vid uppföljning/provsvar/direktreglering m.m.
• förfrågan eller remiss annan vårdinstans
• försäkringsbolag/myndighet
• laboratorier

E-post:

• att nå dig inför besök och vid uppföljning/provsvar
• ev. vid förfrågan eller remiss annan vårdinstans

Personnummer:

• att upprätta journal
• fullmakt vid avlivning (sparas i minst 2 år)
• ev. vid förfrågan eller remiss annan vårdinstans
• försäkringsbolag/myndighet

Bankrelaterade uppgifter:

• efterfrågas endast i samband med återbetalning

Du har när som helst rätt att återkalla ditt samtycke till lagring av personuppgifter. Vi kommer då inte längre att behandla dina personuppgifter eller inhämta nya, under förutsättning att det inte behövs för att fullgöra våra skyldigheter enligt avtal eller lag. Tänk på att återkallelse av samtycke kan innebära att vi inte kan fullgöra de skyldigheter vi har.

Observera att det finns klara regler i Journalförings- och Bokföringslagen om hur företag skall bevara och gallra ut personuppgifter. Enligt dessa regelverk får journalhandlingar tidigast raderas fem år efter senaste journalanteckning. Personuppgifter och kvitton får tidigast raderas efter sju år, då vi tillämpar ”kontantfaktura” (ej att förväxla med fakturerad försäljning).

Kontantfaktura innebär att ett företag upprättar en faktura och samtidigt tar kontant betalt (kontant-/kortbetalning) vid försäljningstillfället. Försäljning som dokumenteras genom en kontantfaktura behöver inte registreras i ett kassaregister om kontantfakturan uppfyller Bokföringslagens krav på vad en verifikation ska innehålla. Det innebär bl. a. att den ska innehålla uppgift om när den tagits fram, vad försäljningen avser, vilket belopp den avser och vem som är köpare. Köparen ska kunna identifieras, vilket normalt innebär att kontantfakturan ska innehålla uppgift om namn och adress.
 

Behandlas dina personuppgifter på ett betryggande sätt?
Vi utarbetar rutiner och arbetssätt för att dina personuppgifter ska hanteras på ett säkert sätt. Utgångspunkten är att endast arbetstagare och andra personer inom organisationen, som behöver personuppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter, ska ha tillgång till dem.

Våra säkerhetssystem är utvecklade med din integritet i fokus och skyddar i mycket hög grad mot intrång, förstöring samt andra förändringar som kan innebära en risk för din integritet.

Vi har flera policyer för IT-säkerhet för att säkerställa att dina personuppgifter behandlas säkert. Vi överför inte personuppgifter i andra fall än de som uttryckligen anges i denna policy.

När lämnar vi ut dina personuppgifter?
Vår utgångspunkt är att inte lämna ut dina personuppgifter till tredje part om du inte har samtyckt till det eller om det inte är nödvändigt för att uppfylla våra förpliktelser enligt avtal eller lag.

Ansvar
Ekens Djurklinik AB är personuppgiftsansvarig, vilket innebär att vi är ansvariga för hur dina personuppgifter behandlas och att dina rättigheter tas tillvara.